A volte ho la sensazione di vivere in riunione. Sì, mi associo ad un video di Marco Montemagno che mi ha fatta molto sorridere. “Sono in riunione” è una frase che mi sento dire fin troppo spesso e non sarebbe un male di per sé, se tutte queste riunioni fossero risolutive o produttive come dovrebbero.

Spesso, invece, ho l’impressione che indiciamo o partecipiamo a riunioni solo per legittimare il nostro ruolo all’interno della realtà in cui operiamo. Per confrontarci, certo. Ma confrontarci sui temi o confrontarci tra noi? A volte i meeting mi sembrano delle gare tra i partecipanti a chi ha più cartucce. E mi annoio. Mi annoio a morte, perché penso che sia davvero triste quando abbiamo ancora bisogno, in età ormai adulta, di accreditarci presso clienti, colleghi, business partner. Quando sentiamo il bisogno di sciorinare curricula come se fossero il nostro gioiello più prezioso. Anche no, grazie.

Mi piacerebbe, e mi impegno perché accada, che le riunioni fossero veramente momenti di scambio utile, fruttuoso e in cui ciascuno possa sentirsi libero di dare il proprio contributo in modo sereno e utile. Un buon modo utile per riuscirci è, a mio avviso, quello di accompagnare la convocazione con un piccolo ordine del giorno e stabilire una durata certa della riunione. Aiuterà i partecipanti a restare focalizzati, arrivare preparati e andare dritti al punto.

Non dimenticate mai di stilare un breve meeting report con le conclusioni a cui siete giunti. Sarà utile non solo perché ciascuno sia responsabilizzato rispetto ai propri compiti, ma anche per capire se quella riunione fosse veramente necessaria o se, la prossima volta, sarà meglio mandare una semplice mail.

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